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Baker Tilly + Silverfin: Démarrer avec Silverfin dans un grand cabinet : la marche à suivre

 “Bien souvent, les gens doivent d’abord découvrir par eux-mêmes l’efficacité accrue du nouveau système. Or, celle-ci ne se voit qu’à l’utilisation.” conclut Pieter du département informatique.

Baker Tilly + Silverfin: Démarrer dans un grand cabinet : la marche à suivre

Avec 6 filiales et plus de 160 collaborateurs, Baker Tilly est ce que l’on appelle un « grand » cabinet d’expertise-comptable, qui fait en outre partie d’un groupe international. Depuis un an maintenant, la branche belge travaille avec Silverfin. Or, qui dit grand cabinet dit aussi beaucoup de monde à convaincre d’une telle transition. Nous avons donc demandé à l’équipe comment le processus s’est déroulé...

Rationaliser pour fournir des conseils encore plus pratiques

Baker Tilly entend accompagner et soutenir les entreprises à chaque phase de leur trajet. Le cabinet allie la force d’un acteur international avec le travail de qualité d’un prestataire local. « Nous écoutons attentivement nos clients pour continuer à défendre leurs intérêts », raconte Annelies, partenaire chez Baker Tilly et responsable des projets en informatique. « Pour ce faire, nous travaillons de manière très pratique et proactive et communiquons clairement, sans trop de chichis. »

Depuis quelques années, Baker Tilly constate que les besoins consultatifs ne cessent de croître. « Avant, nous devions avant tout traiter des données », poursuit Annelies. « Aujourd’hui, les clients attendent de nous que nous interprétions leurs chiffres et que nous leur prodiguions des conseils en la matière. Là aussi, nous essayons de nous montrer pratiques en traduisant les chiffres dans la langue de l’entrepreneur et en clarifiant les choses au maximum. » Baker Tilly souhaitait rationaliser encore davantage sa méthode de travail pour pouvoir accorder plus de temps à l’interprétation et aux conseils. Cependant, l’entreprise voulait aussi garder la maîtrise de la configuration et de l’identité visuelle. Elle s’est donc mise à la recherche d’un système répondant à tous ces critères et a ainsi atterri chez Silverfin.

Un trajet d’intégration bien défini

« Sur les conseils de Cédric, notre Customer Success Manager, nous avons suivi le trajet des ‘semaines Silverfin’ », explique Alexandra, l’une des utilisatrices clés. « Puis, petit à petit, nous avons impliqué toujours plus de collaborateurs dans la mise en œuvre. » L’entreprise a également prévu une formation en interne consacrée au fonctionnement de l’outil, et plus tard, les collaborateurs ont pu poser leurs questions lors d’une séance collective de Q&R. Aujourd’hui encore, personne n’est livré à lui-même. « Les collègues savent qu’ils peuvent s’adresser à moi s’ils ont des questions », précise Alexandra. « Et si moi aussi j’ignore la réponse, je peux toujours consulter Cédric. »

« Avec cette approche, l’intégration s’est très bien déroulée », confirme Pieter, du service informatique. « Un changement engendre toujours un peu de résistance », précise-t-il. « Nous devons convaincre différents individus qui ont tous leurs propres habitudes. Cela ne se fait pas du jour au lendemain. Bien souvent, les gens doivent d’abord découvrir par eux-mêmes l’efficacité accrue du nouveau système. Or, celle-ci ne se voit qu’à l’utilisation. C’est l’histoire de la poule et de l’œuf », conclut-il. Dans le cas de Silverfin, les choses se sont pourtant bien déroulées en comparaison d’autres systèmes mis en œuvre auparavant chez Baker Tilly. « Par exemple, cela fait maintenant 6 ans que nous utilisons Exact Online. Or, je crois que les derniers collaborateurs n’ont adopté l’outil que l’an dernier », se rappelle-t-il.

Une utilisation optimale grâce à un soutien adéquat

Annelies trouve aussi que la transition s’est très bien passée, malgré quelques écueils ici et là : « À Liège, les choses se sont avérées un peu plus ardues, parce que l’équipe n’avait encore jamais travaillé avec un tel programme. Jusque là, elle utilisait toujours Excel. La transition était donc plus importante. » Mais aujourd’hui, l’équipe liégeoise est venue à bout de ses appréhensions. « Silverfin a très bien réagi en envoyant un collègue francophone en guise de soutien », poursuit-elle. De plus, comme les contours étaient déjà tracés, le cabinet n’avait plus qu’à se concentrer sur la mise en œuvre. « Cela a pris un peu de temps de les convaincre, mais aujourd’hui, eux aussi sont très enthousiastes », confirme Annelies, ravie. 

Et à quoi ressemble la pratique quotidienne ? « Les chiffres démontrent que non seulement, x dossiers ont déjà été transférés vers Silverfin, mais aussi que les collègues travaillent dedans », ajoute Pieter. « Le département informatique dispose d’une vue d’ensemble de tous les outils et logiciels au sein de Baker Tilly et peut donc voir cette activité. » Il est convaincu que la convivialité y contribue largement.

Un succès qui ne s’arrête pas là

Si la transition fut une véritable réussite, l’histoire du développement est encore loin de toucher à sa fin. « Cela fait à peine un an que nous sommes occupés. Aujourd’hui, notre organisation utilise donc Silverfin comme programme de reporting », explique Annelies. « Mais à terme, nous voulons acquérir des connaissances plus approfondies grâce à toutes les données qui s’y trouvent. » Par ailleurs, le cabinet entreprend des démarches pour relier Silverfin au portail client. Et Baker Tilly est également partante pour les développements qui permettent au système de mettre en lumière des éléments de conseil. Il lui reste donc un bon bout de chemin à parcourir. Et le meilleur est à venir.

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