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Les sept étapes à suivre pour adopter la comptabilité connectée

Les sept étapes à suivre pour adopter la comptabilité connectée

Notre guide pratique pour vous aider dans la transformation des services que vous proposez à vos clients.

Faire passer votre entreprise d’une approche axée sur la conformité à une gamme plus large de services de conseil n’est pas chose aisée. Ce changement demande du temps, de la planification, ainsi que les talents et les infrastructures adéquates pour y parvenir.

Pour vous aider à amorcer (ou à accélérer) la transformation de votre entreprise, nous avons décrit certains des domaines clés sur lesquels, selon nous, vous devriez vous concentrer, et vous avons suggéré les mesures pratiques à suivre pour guider votre planification.

 

1. Créez de la valeur grâce à vos meilleurs clients

Mettre davantage l’accent sur vos services de conseil à valeur ajoutée ne trouvera aucun écho auprès de certains de vos clients actuels, du moins pas dans l’immédiat. Dès lors, il est essentiel de passer en revue votre clientèle actuelle et de cibler les clients potentiels les plus ouverts à une forme de comptabilité plus approfondie.

Pour ce faire, classez vos clients en trois catégories :

  • Catégorie A – il s’agit de clients de valeur avec lesquels vous entretenez de bonnes relations (et pour lesquels vous disposez de systèmes adaptés), qui utilisent d’ores et déjà vos nouveaux services de conseil à valeur ajoutée ou qui seront enclins à accepter une montée en gamme. Discutez avec ces clients et découvrez quels services ils recherchent, les domaines spécifiques où ils ont besoin d’aide et leurs opinions sur les prix.
  • Catégorie B – il vous faudra du temps et faire des efforts pour convaincre ces clients. Ils pourraient toutefois s’avérer précieux (et rentables) si vous réussissiez à faire évoluer votre relation et votre gamme de services. Rencontrez ces clients plus fréquemment et ayez des conversations plus approfondies avec eux afin de déterminer précisément de quels services ils auront principalement besoin. Utilisez les données que vous avez sur eux pour les conseiller.
  • Catégorie C – pour ces clients, il y a peu de chances que vous parveniez à approfondir la relation en leur fournissant des services de conseil. Ils se fient (et s’intéressent) uniquement à la conformité.

À présent, vous devez commercialiser vos services auprès des bonnes cibles. Ne perdez pas de temps et ne laissez pas échapper des occasions en parlant à vos clients de services qui ne les intéresseront probablement pas. Fournissez à ces clients le personnel idoine en fonction de l’opportunité. Mettez vos meilleurs conseillers au service de ceux qui en ont le plus besoin et qui représentent la meilleure opportunité. Augmentez le nombre de clients axés sur la conformité gérés par chaque membre de votre équipe. Assurez-vous que votre marketing est soigneusement ciblé afin d’attirer davantage les clients que vous souhaitez privilégier, et moins ceux qui ne vous intéressent pas.

 

2. Faites de la conformité un service bon marché (voire gratuit)

À une époque où le travail de conformité est perçu comme ayant une valeur moindre, il est important de le positionner correctement, là où la conformité est requise, mais pas au cœur des services à valeur ajoutée que vous demandez à vos clients de payer. Pour un nombre croissant de cabinets comptables, la conformité est une composante indispensable dans toute relation comptable, mais elle doit être proposée à un prix extrêmement compétitif, voire offerte, à tous les clients.

Pour que vos clients comprennent combien le travail de conformité est précieux, expliquez le rôle fondamental que jouent la tenue de livres, la saisie de données et les processus comptables de base dans la production des données financières et commerciales essentielles qui alimentent vos services de conseil à valeur ajoutée. Dans la mesure du possible, assurez-vous d’établir un lien direct entre ces données générées grâce à la conformité et les conseils que vous fournissez et qui sont perçus comme ayant une grande valeur. Dans la mesure du possible, présentez-les comme indissociables.

 

3. Regroupez vos flux de données dans un seul et même emplacement

Pour garantir la pertinence de vos services de conseil, vous avez besoin d’infrastructures logiciels et systèmes appropriées qui vous aideront à piloter l’entreprise. Dans la plupart des cas, cela implique d’aligner vos comptes et les systèmes de votre cabinet sur une plateforme centralisée.

Pour optimiser l’utilisation des données dont vous disposez :

  • Assurez-vous d’avoir une intégration complète de toutes les solutions et recherchez un logiciel qui offre les bonnes API (interface de programmation d’applications) et intégrations pour connecter efficacement vos outils de travail et vos données de port entre les sources.
  • Centralisez toutes les données de vos clients dans un seul hub de données principal afin d’avoir un accès rapide et simple aux informations dont vous avez besoin. De la sorte, il sera facile de voir les tendances émergentes à travers votre base de clients et sur lesquelles vous pourrez agir.
  • Exécutez vos différents flux de travail et rapports de conformité à partir d’une seule application, afin de pouvoir gérer les tâches, analyser les données, établir des rapports en temps réel et communiquer directement avec vos clients de manière efficace. Cela vous aidera également à augmenter le nombre de clients qu’un membre de votre équipe peut gérer.

 

4. Automatisez votre travail de conformité

L’exécution des travaux de conformité est l’une des principales contraintes qui pèsent sur le temps et la productivité de vos employés hautement qualifiés. L’utilisation de la technologie pour automatiser des domaines chronophages tels que la tenue de livres, la pré-comptabilité et la saisie de données libère du temps et permet à l’équipe de se concentrer sur la fourniture de conseils.

Pour adopter pleinement l’automatisation :

  • Automatisez votre comptabilité à l’aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’applications de gestion des données comme Receipt Bank ou AutoEntry pour numériser les documents des clients, les sorties et transférer les données résultantes dans votre logiciel comptable et votre plateforme de flux de travail.
  • Automatisez le contrôle de crédit de vos clients en utilisant les outils de suivi des débiteurs de votre logiciel ou en les intégrant à des applications automatisées telles que Chaser ou Fluidly pour suivre automatiquement les paiements en retard de vos clients et réduire l’ancienneté des créances.
  • Automatisez les rappels et les notifications aux clients en utilisant les rappels intelligents de vos solutions logicielles pour communiquer avec les clients lorsque des informations TVA sont nécessaires, des informations fiscales doivent être soumises ou que l’exécution de la paie nécessite une révision et une approbation, etc.

 

5. Soyez proactif dans vos idées

La technologie est de plus en plus à même d’effectuer seule une grande partie des analyses élémentaires, avec des capacités d’apprentissage machine et d’intelligence artificielle qui augmentent au même rythme que le secteur.

Pour être proactif dans vos conseils et échanges avec les clients :

  • Définissez les éléments positifs et négatifs à étiqueter, et configurez votre logiciel de façon à analyser et filtrer automatiquement les données afin d’extraire les principaux problèmes et opportunités.
  • Produisez régulièrement des rapports et des notes, et ajoutez votre propre commentaire personnel à l’analyse des tendances, aux alertes rouges/vertes et aux synthèses générées par votre logiciel de reporting.
  • Faites-en le point de départ de la conversation, rencontrez le client pour discuter des commentaires et des synthèses, et définissez les services ou les travaux supplémentaires dont il pourrait avoir besoin.

 

6. Appuyez-vous sur la bonne équipe et les bonnes compétences

L’embauche, la formation et la fidélisation des employés sont essentielles à la prestation de tout nouveau service. La capacité à avoir des conversations axées sur des conseils avec les clients est une compétence clé. Dès lors, si vous souhaitez proposer des services de conseil, il est essentiel d’avoir les bons talents au sein de votre cabinet.

Pour créer une équipe capable de relever le défi :

  • Définissez les principaux rôles dont vous avez besoin et la façon dont ils fourniront vos services améliorés.
  • Nommez ou embauchez les meilleures personnes pour le poste, et élargissez ainsi votre bassin de talents.
  • Apprenez à votre équipe à développer ses connaissances et à accroître sa valeur pour les clients.
  • Établissez des relations dignes de ce nom avec vos clients afin qu’ils aient confiance en vos collaborateurs et qu’ils reconnaissent leur valeur.

 

7. Approfondissez vos relations avec vos clients

Selon Xero, 30 % des petites entreprises placent les comptables en tête de leur liste de conseillers de confiance, et fournir des services à valeur ajoutée peut contribuer à accroître considérablement ce degré de confiance.

La comptabilité était peut-être autrefois une simple question de chiffres, mais fonder un cabinet comptable de renom au XXIe siècle,
un cabinet tourné vers l’avenir, repose de plus en plus sur votre capacité à établir des relations solides.

Ce sont ces relations à long terme et ces partenariats qui vous permettront de vous tourner vers le conseil.

Pour asseoir ces relations :

  • Passez plus de temps avec vos clients, que ce soit en personne, au téléphone ou par l’intermédiaire d’applications de vidéoconférence telles que Skype, Zoom ou Webex. Augmenter vos interactions est un excellent moyen de donner aux clients l’impression qu’ils tirent plus de valeur de la relation.
  • Vous devez parfaitement connaître leur entreprise et être à l’écoute de leurs objectifs, de leurs préoccupations et de leurs points faibles actuels. Mieux vous connaîtrez leur entreprise, plus vous pourrez leur apporter conseils et valeur ajoutée en tant que partenaire de confiance.
  • Personnalisez vos conseils et vos services pour que vos clients aient le sentiment qu’ils bénéficient d’une prestation sur mesure qui se concentre correctement sur les chiffres, les KPI et les objectifs qui comptent à leurs yeux.

Pour découvrir comment adopter pleinement la comptabilité connectée et devenir le cabinet comptable du futur, téléchargez notre dernier e-guide.