<img alt="" src="https://secure.norm0care.com/148569.png" style="display:none;">

Beter communiceren als accountant? Kijk verder dan email.

Anabel De VetterAuthor: Anabel De Vetter

De meeste accountants beginnen hun dag in hun inbox. Je kent het wel: hoogstdringende zaken filteren, mails doorsturen naar medewerkers ter opvolging, even een antwoord formuleren op een vraag van een klant. Met het aangename gevoel van een lege inbox tot gevolg. Het voelt productief, maar dat is het niet.

 

Wat is er mis met email?

 

Mails filteren maakt je onproductief

 

Koffie bij de hand, muis in aanslag, ogen op het scherm gebrand. Je opent je inbox, scant namen van afzenders en onderwerpen. Een lawine van potentiële problemen, spannende uitdagingen, nieuwe kansen en eenvoudige to-do’s komt op je af. Je brein krijgt zoveel verschillende prikkels tegelijk te verwerken dat je na een uurtje email mentaal afgepeigerd bent. En dan moet het werk aan die hoogstdringende zaken nog beginnen.

 

Je saboteert je medewerkers door emails te forwarden

 

De mails die je intern doorstuurt, halen je medewerkers uit hun concentratie. Een studie van de University of California toont aan dat werknemers ongeveer om de drie minuten onderbroken worden, en dat het 23 minuten kan duren voor ze verderwerken aan de taak waar ze mee bezig waren.

 

email_stoort.png

 

Een ‘kort mailtje schrijven’ is toch tijdrovend

 

Het opstellen van een mailtje, hoe kort ook, neemt altijd meer tijd in beslag dan je denkt. Waarom? Je moet altijd een beetje context geven aan uw opmerking of vraag. Een mail naar je klant met ‘stuur me de afschrijvingstabel’ komt niet alleen onvriendelijk over, zonder wat extra info weet je klant niet waarover het gaat.

 

Hoe verminder je als accountant de hoeveelheid email?

 

Afkicken van email klinkt aanlokkelijk, maar hoe doe je het in de praktijk? Je mail niet checken is geen optie, een goede communicatie met je klanten is té belangrijk.

 

1. Reserveer tijd voor uw inbox

 

Gemiddeld checken we met z’n allen 36 keer per uur onze inbox. Zes-en-dertig. De meeste productiviteitsexperten zijn het erover eens dat twee momenten per dag reserveren voor email volstaat.

 

2. Multitask minder

 

Door je emails gaan zorgt ervoor dat je met verschillende zaken tegelijk aan de slag gaat. Het brengt rust om je dag te beginnen met te werken aan één bepaald project dat je zelf bepaalt. Dat kan het uitgebreide budget zijn voor klant x, een review van de voorbereiding voor een meeting, of de sollicitatiebrieven voor een openstaande functie bekijken.

 

3. Maak een online projectomgeving

 

Als algemene tip om vlot samen te werken met collega's en mensen buiten uw organisatie in projecten wordt een online projectomgeving vaak aangeraden. Dit kan bijvoorbeeld met een tool als Basecamp. Met zo’n besloten projectmanagement tool kan je samen aan documenten werken, afspraken maken over taken en mededelingen doen.

 

Bestaat er een online projectomgeving voor accountants?

 

Ja. Silverfin, het platform voor connected accounting, laat je toe om interne en externe communicatie rond klantendossiers rechtstreeks vanuit het digitaal werkdossier te doen. Dat doet het emailverkeer in accountancy gevoelig dalen.

 

Ontdek het Silverfin platform, vraag nu je demo aan!

Vraag een demo