<img alt="" src="https://secure.norm0care.com/148569.png" style="display:none;">

Zeven stappen om connected accounting volledig te benutten

Joris Van Der GuchtAuthor: Joris Van Der Gucht

Onze gids om de diensten die je aan klanten levert te transformeren.

Het verschuiven van de activiteiten van je bedrijf van een grote focus op naleving naar een breder aanbod van adviesdiensten vormt geen eenvoudige of snelle overstap. Het vergt tijd, planning en de juiste talenten en infrastructuur om te leveren.

 

Om de transformatie van je bedrijf op gang te helpen (of te versnellen) hebben we enkele kerngebieden uitgelicht die belangrijk zijn om op te letten. Daarnaast geven we wat praktische stappen om je planning uit te voeren.

 

1. Waarde creëren voor je beste klanten

 

Het verleggen van je aandacht naar adviesdiensten met toegevoegde waarde zal niet bij al je bestaande klanten in goede aarde vallen, in ieder geval niet gelijk. Daarom is het belangrijk om je bestaande database van klanten goed door te lopen en die klanten te benaderen die naar jouw mening interesse hebben in intensievere boekhoudactiviteiten.

 

Je kunt je klanten hierbij het beste indelen in drie categorieën;

  • Niveau A – waardevolle klanten met een goede klantrelatie (en de juiste systemen) die al gebruikmaken van of die eenvoudig kunnen worden opgewaardeerd naar je nieuwe adviesdiensten met toegevoegde waarde. Overleg met deze klanten en kom erachter welke diensten ze graag wensen, de specifieke gebieden waar ze hulp nodig hebben en hun idee van prijsstelling.
  • Niveau B – klanten waarbij het wat langer duurt voordat je ze hebt overtuigd, maar tot waardevol (en winstverhogend) kunnen uitgroeien als het je lukt om de relatie en het aanbod te verbeteren. Spreek frequenter met deze klanten af en houd intensievere gesprekken met hen om de voornaamste extra diensten met toegevoegde waarde duidelijk te maken en de over hen beschikbare gegevens te gebruiken om goed te adviseren.
  • Niveau C – klanten waar de kans op het uitbreiden van de relatie naar adviserende diensten gering is en bij wie de aandacht (en interesse) vooral uitgaat naar naleving.

Zorg er nu voor dat je je diensten bij de juiste klanten aanbiedt – verspil geen mogelijkheden of tijd aan het afspreken met klanten voor diensten waar zij waarschijnlijk toch geen gebruik van zullen maken. Zorg ook voor een bezetting die past bij de geboden kansen – wijs je beste adviseurs toe aan de klanten met de grootste behoeften en interesses. Vergroot het aantal klanten dat elk teamlid beheert die uitsluitend geïnteresseerd zijn in naleving. Zorg ervoor dat je marketingactiviteiten hier zorgvuldig op zijn afgestemd om meer gericht klanten aan te trekken.

 

2. Maak naleving goedkoop (of zelfs gratis)

 

In een tijd waarin nalevingsactiviteiten niet hoog ingeschat worden, is het belangrijk om deze op de juiste manier te positioneren; er wordt aan naleving voldaan maar het vormt slechts een onderdeel(tje) van de diensten met toegevoegde waarde waar je klanten (extra) voor willen betalen. Er bestaat een groeiende overtuiging onder accountantsbedrijven dat naleving essentieel is bij elke financiële relatie, maar dat deze taken concurrerend geprijsd moeten worden, of zelfs gratis aangeboden aan klanten.

 

Om klanten inzicht te geven in de waarde van nalevingsactiviteiten moet je de fundamentele rol van boekhouden, gegevensinvoer en essentiële accounting-werkstromen bij het verwerken van belangrijke financiële en bedrijfsgegevens uitleggen. En hoe deze worden geïntegreerd in je diensten met toegevoegde waarde. Zorg ervoor dat je waar mogelijk een rechtstreekse koppeling maakt tussen deze nalevingsgerichte gegevens en het advies dat je geeft en dit is gericht op hoogwaardige dienstverlening – combineer de twee diensten bij elke gelegenheid.

 

3. Je gegevenswerkstromen op één plek

 

Om je adviesdiensten succesvol te laten zijn, heb je voor het verwerken de juiste software en infrastructuur van systemen nodig – in de meeste gevallen betekent dat het stroomlijnen van de rekeningen en systemen op één gecentraliseerd platform.

 

Je gegevens harder laten werken:

  • Zorg ervoor dat je volledig gericht bent op het integreren van alle oplossingen en pas software toe met de beste API‘s (application programming interfaces) en integraties om alle hulpmiddelen en poortgegevens tussen bronnen efficiënt te koppelen.
  • Centraliseer al je klantgegevens in één voorname gegevenshub, zodat je snelle en eenvoudige toegang hebt tot alle vereiste informatie en je simpel opkomende trends in je klantendatabase herkent en hierop kunt reageren.
  • Verwerk de diverse werkstromen voor naleving en rapportering vanaf een enkelvoudige toepassing, zodat je op één plek je taken beheert, gegevens analyseert, realtime-rapporten hebt en efficiënt rechtstreeks met klanten communiceert. Hierdoor kun je ook het aantal klanten per teamlid verhogen.

 

4. Automatiseren van je activiteiten rondom naleving

 

Het voldoen aan naleving vormt meestal een van de grootste pijnpunten voor je hooggekwalificeerde personeel. Het kost tijd en productiviteit. Het inzetten van technologieën om tijdsintensieve werkzaamheden zoals boekhouden en het voorbereiden en verwerken van gegevensinvoer te automatiseren, maakt tijd vrij en zorgt ervoor dat het team zich kan richten op advisering.

 

Omarm automatisering:

  • Automatiseer je boekhoudactiviteiten via optische tekenherkenning (OCR)-technologie en gegevensbeheerapps als Receipt Bank of AutoEntry voor een smartscan van papierwerk van klanten, digitaliseer de uitvoer en draai de verwerkte gegevens op je accountsoftware- en werkstroomplatform.
  • Automatiseer de kredietcontrole van klanten door het toepassen van tracking-hulpmiddelen voor schuldenaars in je software of het integreren met geautomatiseerde apps voor schuldenaars als Chaser of Fluidly om te late betalingen van klanten op te volgen en hun oude schulden te verminderen.
  • Automatiseer herinneringen en berichten aan klanten via slimme notificaties in je software-oplossingen om met klanten te communiceren over wanneer btw- of belastinggegevens moeten worden ingediend of salarisstroken moeten worden gecontroleerd of afgetekend.

 

5. Wees proactief bij het overdragen van kennis

 

Technologie speelt een steeds grotere rol bij de relatief eenvoudige analyses, met machinaal leren en kunstmatige intelligentie die zich binnen de boekhoudwereld razendsnel ontwikkelen.

 

Om proactief te werk te gaan tijdens je advies- en klantgesprekken:

  • Stel de positieve en negatieve elementen vast die van belang zijn en zet je software op om automatisch gegevens te analyseren en filteren om essentiële kwesties en mogelijkheden onder de aandacht te brengen.
  • Maak regelmatig rapporten aan en zorg voor inzichten. Voeg je eigen persoonlijke commentaren toe aan de trendanalyses, rode/groene signalen en inzichten die door je rapporteringssoftware worden aangemaakt.
  • Maak dit onderdeel van het begin van je gesprek; ga zitten met de klant, neem de commentaren en inzichten door en stel vast welke aanvullende diensten of activiteiten ze mogelijk nodig hebben.

 

6. Zorg voor het juiste team en de vaardigheden

 

Het inhuren, trainen en behouden van de juiste mensen is fundamenteel bij het leveren van nieuwe diensten. Het vermogen om waardevolle adviesgesprekken met klanten te houden is uitermate belangrijk – dus als je je graag op adviesdiensten richt, is het essentieel om de juiste talenten in je bedrijf te hebben.

 

Voor het samenstellen van een team dat de uitdagingen aankan:

  • Moet je de belangrijkste rollen vaststellen die je nodig hebt, alsmede de manier waarop zij je opgewaardeerde diensten zullen leveren.
  • De beste mensen voor de taak promoten of inhuren en je talentenpool uitbreiden.
  • Je team opleiden om hun kennis uit te breiden en hun waarde voor klanten te verhogen.
  • Betekenisvolle rapporten voor klanten samenstellen, zodat ze je medewerkers zullen vertrouwen en waarderen.

 

7. Je klantrelaties versterken

 

Volgens een onderzoek van Xero plaatst 30% van de bedrijven in het mkb accountants bovenaan hun lijst van vertrouwde adviseurs – het leveren van diensten met toegevoegde waarde kan aanzienlijk bijdragen aan dit niveau van vertrouwen.

 

Boekhouden was voorheen misschien vooral een cijferspel, maar het opbouwen van een daadwerkelijk groots 21e-eeuws accountantsbureau, een bedrijf voor de toekomst, draait steeds meer om je capaciteiten rondom het intensiveren van je relaties.

 

Het zijn deze duurzame connecties en partnerschappen die je overstap naar adviesdiensten bevorderen.

 

Voor het opbouwen en koesteren van deze relaties:

  • Moet je meer tijd met klanten doorbrengen, of dat nu persoonlijk is, over de telefoon of via videoconferencing-apps als Skype, Zoom of Webex. Het vermeerderen van je interacties vormt essentieel onderdeel van het klanten laten merken dat ze meer waarde uit de relatie kunnen halen.
  • Kom alle ins en outs van hun activiteiten te weten en luister naar hun doelstellingen, zorgen en wat hun huidige pijnpunten zijn. Hoe beter je hun bedrijf leert kennen, hoe meer advies en waarde je voor hen als vertrouwde partner kunt toevoegen.
  • Personaliseer je advies en diensten, zodat klanten het gevoel krijgen dat ze een service op maat ontvangen die zorgvuldig is afgestemd op de cijfers, KPI‘s en doelen die voor hen belangrijk zijn.

Om erachter te komen hoe je volledig kunt profiteren van connected accounting en uit kunt groeien tot hét accountantsbedrijf van de toekomst, moet je onze nieuwste eGids downloaden.

 

 

Download onze eGids om meer te weten te komen over connected accounting.

Nu downloaden